Tietosuojaseloste – Optopro-palvelu
Rekisterinpitäjä
Timrocap Oy
Y-tunnus 2922589-5
Sähköposti: info@optopro.fi
Verkkosivusto: www.optopro.fi
1. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin niitä käytetään
Optopro käsittelee henkilötietoja asiakasyhteydenpitoa, palvelupyyntöjen ja tarjousten käsittelyä, palveluiden toteuttamista sekä asiakkaan kanssa sovittujen palveluiden raportointia varten.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään uutiskirjeen lähettämistä varten silloin, kun vastaanottaja on tilannut uutiskirjeen.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla:
- nimi
- sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- yritys ja muut asiakkaan ilmoittamat yhteystiedot
- yhteydenottolomakkeessa tai muussa yhteydenotossa annetut tiedot
- palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot ja palveluhistoria
- OSDI-palvelussa annetut oire- ja toimintakykyä koskevat vastaukset, OSDI-pistemäärä ja -indeksi sekä muodostettu raportti
- verkkopalvelun toiminnan ja tietoturvan kannalta tarpeelliset tekniset lokitiedot
- uutiskirjeen tilaajan sähköpostiosoite
Tietoja saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi sähköpostitse, yhteydenottolomakkeella, palvelun yhteydessä tai OSDI-kyselyssä.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Asiakas- ja yhteydenottotietoja käsitellään palvelupyyntöihin vastaamiseksi, tarjousten laatimiseksi, sovittujen palveluiden toteuttamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.
Käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen:
- sopimuksen täytäntöönpano tai rekisteröidyn pyynnöstä tehtävät toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä
- Timrocap Oy:n oikeutettu etu huolehtia asiakas- ja B2B-yhteydenpidosta sekä palveluiden asianmukaisesta toteuttamisesta
- lakisääteinen velvoite silloin, kun tietojen säilyttäminen on lain perusteella tarpeen
- rekisteröidyn suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
Uutiskirjeen tilaajan sähköpostiosoitteen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Tilaaja voi peruuttaa suostumuksensa ja uutiskirjeen tilauksen milloin tahansa uutiskirjeen peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
OSDI-palvelussa käsitellään terveydentilaan liittyviä tietoja. Niiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen sekä yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettuun nimenomaiseen suostumukseen.
Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
3. OSDI-palvelu
OSDI-kyselyssä käyttäjä antaa sähköpostiosoitteen, nimen sekä vastauksia silmäoireita ja näkemiseen liittyviä tilanteita koskeviin kysymyksiin.
Vastausten perusteella lasketaan OSDI-pistemäärä ja -indeksi ja muodostetaan käyttäjälle henkilökohtainen raportti.
OSDI-pistemäärä lasketaan automaattisesti käyttäjän antamien vastausten perusteella. Palvelussa ei tehdä sellaista yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa, jolla olisi käyttäjälle oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.
4. Tietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty, asiakassuhteen tai palvelun toteuttamiseksi sekä mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Kun tietoja ei enää tarvita käsittelyn tarkoitukseen eikä niiden säilyttämiselle ole muuta perustetta, ne poistetaan tai anonymisoidaan.
OSDI-vastauksia ja niihin liittyviä raportteja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan raportin muodostamiseen ja toimittamiseen sekä palveluun liittyvien mahdollisten jatkokysymysten käsittelyyn, ellei pidempi säilytys perustu lakiin tai muuhun sovellettavaan käsittelyperusteeseen.
5. Tietojen käsittelijät ja luovutukset
Timrocap Oy käyttää palveluidensa toteuttamisessa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja Timrocap Oy:n lukuun.
Näitä ovat tällä hetkellä erityisesti:
- Hostinger – verkkosivuston hosting ja tekninen infrastruktuuri
- Zoner – sähköpostipalvelu
- Google Workspace / Google Forms, Sheets, Drive ja Gmail – OSDI-kyselyn vastausten käsittely, raporttien muodostaminen, säilyttäminen ja sähköpostitoimitus
- Mailchimp – uutiskirjeen tilaajatietojen käsittely ja uutiskirjeiden lähettäminen
Henkilötietoja ei myydä.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää.
Palveluntarjoajien mahdollisissa Euroopan talousalueen ulkopuolelle suuntautuvissa henkilötietojen siirroissa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.
6. Tietoturva ja tekniset lokit
Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin palveluiden toteuttaminen sitä edellyttää. Pääsy tietoihin rajataan niitä työssään tarvitseville henkilöille ja palveluntarjoajille.
Verkkopalvelun hosting- ja tietoturvajärjestelmät voivat käsitellä teknisiä lokitietoja palvelun toiminnan, tietoturvan, häiriötilanteiden selvittämisen ja väärinkäytösten ehkäisemisen vuoksi.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on sovellettavan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja saada pääsy tietoihinsa
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun siirrettävyyttä koskevat edellytykset täyttyvät
- peruuttaa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
- tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle
Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: info@optopro.fi
8. Evästeet ja analytiikka
Optopro.fi käyttää Google Analytics 4 -kävijäanalytiikkaa (Google Ireland Limited), joka ladataan Google Tag Manager -palvelun kautta. Analytiikkaevästeitä asetetaan ja käyttötietoja lähetetään Googlelle vain, jos annat siihen suostumuksen sivuston evästeilmoituksessa. Ilman suostumusta analytiikkaa ei käynnistetä eikä tietoja lähetetä.
Analytiikka kerää tietoja sivulatauksista, sivuston sisäisistä siirtymistä ja koulutuksen tilauspainikkeen käytöstä. Käyttäjä tunnistetaan satunnaisella evästetunnisteella, ei nimellä eikä sähköpostiosoitteella. Valintasi tallennetaan optopro_consent-evästeeseen 180 päiväksi, ja se kattaa sekä optopro.fi:n että learning.optopro.fi:n.
Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa: avaa evästeasetukset.